Convertire un PDF nel formato d'archivio PDF/A
Contratti e perizie devono ancora aprirsi tra vent'anni, non solo questa settimana. Il PDF comune richiama caratteri installati sul tuo computer o viaggia con password; col tempo questi appoggi spariscono e il file si guasta. Lo standard PDF/A-2b vieta questi rischi. Questo strumento usa Ghostscript: incorpora i caratteri dentro il documento e scrive una copia adatta all'archivio. Accetta originali fino a 20 MB e il link per scaricare dura un'ora. Se il PDF è cifrato, sbloccalo prima. Tribunali e studi di commercialisti chiedono questo formato perché supera i cambi di sistema.
- Trascina il PDF nell'area di caricamento; gli originali fino a 20 MB passano senza intoppi.
- Quando il nome compare nell'elenco, l'invio è riuscito e puoi avviare la conversione.
- Tieni la pagina aperta mentre Ghostscript incorpora i caratteri; i fascicoli spessi chiedono un attimo in più.
- A fine lavoro scarica la copia in PDF/A-2b e salvala sul computer.
- Aprila e controlla che pagine e tabelle siano rimaste al loro posto; dai un'occhiata anche alle firme.
- Prima di archiviare, cerca la dicitura PDF/A nelle proprietà; se manca, sistema l'originale e ripeti.
Paolo lavora come commercialista in uno studio di Bologna e conserva bilanci e dichiarazioni dei clienti. Un bilancio di cinquanta pagine gira in PDF comune con caratteri di un vecchio gestionale. Carica il file da 8 MB nello strumento e riceve la versione PDF/A-2b con i caratteri incorporati. Salva quella copia con il codice del cliente e tiene la carta nel raccoglitore. A un controllo dell'anno dopo, gli allegati si aprono su un altro computer senza spostamenti. Quando arriva un PDF protetto, lo sblocca prima e poi lo converte.
Apri le proprietà del documento e cerca il marchio PDF/A-2b; senza di esso la copia non vale come archivio. Sfoglia il testo e verifica che i caratteri restino nitidi e le tabelle in ordine. Se il file cresce rispetto all'originale, il motivo sono i caratteri incorporati, niente di strano. Una fonte cifrata blocca il processo, quindi sbloccala e riprova. Quando tutto torna, sposta la copia nella cartella d'archivio e ricorda che il link scade dopo un'ora.
Che differenza c'è tra PDF/A e PDF comune?
Il PDF/A è lo standard d'archivio: caratteri incorporati, video e cifratura esclusi. Resta leggibile per decenni, mentre il PDF comune dipende dal computer d'origine.
La conversione cambia i contenuti?
No, testi e immagini restano uguali e Ghostscript aggiunge solo i caratteri mancanti. L'aspetto non cambia, il peso può salire un poco.
E i PDF con password?
Sbloccali prima con lo strumento apposito e carica poi la copia libera. I file protetti vengono rifiutati in conversione.
Quale livello viene prodotto?
Viene prodotto PDF/A-2b, il livello usato per pratiche e fatture. Per profili di stampa con colori certificati serve anche un programma da scrivania.
Il mio file resta sul server?
Solo durante l'elaborazione; il link muore dopo un'ora e le copie vengono cancellate. Scarica il risultato senza indugio.