Превратить PDF в архивный формат PDF/A
Договоры и отчёты хранят, чтобы открыть через двадцать лет, а не только на этой неделе. Обычный PDF тянет шрифты с вашего компьютера или закрыт паролем; со временем эти опоры исчезают, и файл перестаёт читаться. Стандарт PDF/A-2b такие риски запрещает. Этот инструмент работает через Ghostscript: он встраивает шрифты внутрь документа и записывает копию, пригодную для архива. Исходник должен быть не больше 20 МБ, а ссылка на скачивание живёт один час. Зашифрованный файл сначала разблокируйте. Суды и бухгалтерии требуют именно этот формат, потому что он переживает смену систем. Так копия останется читаемой на любом новом компьютере.
- Перетащите PDF в область загрузки; исходники до 20 МБ принимаются без задержек.
- Когда имя появится в списке, загрузка завершена и можно запускать конвертацию.
- Не закрывайте страницу, пока Ghostscript встраивает шрифты; толстые отчёты требуют чуть больше времени.
- По завершении скачайте копию в формате PDF/A-2b и сохраните на компьютер.
- Откройте её и проверьте, что страницы и таблицы на местах; взгляните заодно и на подписи.
- Перед сдачей в архив найдите пометку PDF/A в свойствах файла; если её нет, поправьте исходник и повторите.
Ольга работает делопроизводителем на машиностроительном заводе под Казанью и ведёт архив приказов. Акт приёмки на шестьдесят страниц ходит в обычном PDF со шрифтами старой заводской программы. Она загружает файл на 10 МБ в инструмент и получает версию PDF/A-2b со встроенными шрифтами. Копию кладёт в архив под номером приказа, а бумагу подшивает в папку. Через год проверка открывает акт на новом компьютере, и таблицы стоят ровно. Зашифрованный файл от смежников она сначала разблокирует, а потом конвертирует. Теперь каждую закрытую папку она переводит в архивный формат тем же путём.
Откройте свойства документа и найдите отметку PDF/A-2b; без неё копия архивом не считается. Пролистайте текст и убедитесь, что буквы чёткие, а таблицы не разъехались. Если файл вырос по сравнению с исходником, виноваты встроенные шрифты, это обычное дело. Зашифрованный исходник останавливает процесс, поэтому снимите защиту и попробуйте снова. Когда всё сошлось, уберите копию в архивную папку и помните: ссылка гаснет через час. Напоследок взгляните на подписи и печати, затем закрывайте задачу. Номер дела запишите рядом, чтобы быстро найти копию.
Чем PDF/A отличается от обычного PDF?
PDF/A — архивный стандарт: шрифты встроены, видео и шифрование запрещены. Он читается спустя десятилетия, а обычный PDF привязан к своему первому компьютеру.
Конвертация испортит мой текст?
Нет, текст и картинки остаются как были; Ghostscript лишь встраивает недостающие шрифты и убирает запрещённые элементы. Внешний вид сохраняется, размер может немного вырасти.
Что с файлами под паролем?
Сначала снимите пароль инструментом разблокировки и загрузите открытую копию. Защищённые файлы конвертер отклоняет.
Какая версия получается?
Получается PDF/A-2b — обычный уровень для дел и счетов. Для типографских профилей с точной цветопередачей нужна ещё настольная программа.
Мой файл останется на сервере?
Только на время обработки; ссылка гаснет через час, а копии стираются. Скачайте результат сразу.